Informativa privacy

Titolare del trattamento

Il titolare è l'organizzazione che gestisce questa installazione della piattaforma e ti ha dato accesso. Per qualsiasi richiesta sui tuoi dati puoi scrivere a:

Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: email, nome utente, ruolo, organizzazione di appartenenza, lingua, fuso orario, data dell'ultimo accesso. La password è conservata solo in forma cifrata e non leggibile.
• Dati di utilizzo: chi ha creato o modificato un dato e quando, i ticket e i messaggi che scrivi, le preferenze di visualizzazione.
• Ore di lavoro sulle commesse, se l'organizzazione usa il modulo Commesse: giorno, durata, attività e nota che registri tu o chi gestisce le commesse; il costo orario della manodopera, se l'organizzazione lo indica, che vedono solo amministratori e backoffice.
• Appuntamenti, se l'organizzazione usa il modulo Agenda: data, ora, luogo, persone coinvolte, risposte e note. Gli appuntamenti privati li vede solo chi li crea: agli altri risulta solo che quella persona è occupata. Chi riceve prenotazioni dai clienti indica i propri orari di disponibilità e, se vuole, una qualifica: ai clienti vengono mostrati solo il nome e la qualifica, mai email, telefono o altri appuntamenti.
• Prenotazioni dei clienti, se l'organizzazione le attiva: data e ora scelte, persona con cui si prenota, oggetto e nota scritti dal cliente, esito (in attesa, confermata, rifiutata o annullata, con il motivo).
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser o di dispositivo, data e ora delle richieste, registrati dai fornitori che ospitano la piattaforma, e le segnalazioni di errore descritte più avanti.
• Richiesta di demo: ragione sociale, nome, cognome, email, telefono, moduli di interesse e note.

Questa informativa non riguarda i dati di altre persone che inserisci o importi nella piattaforma, come anagrafiche, contatti, documenti ed email ricevute: per quei dati informa gli interessati l'organizzazione che li raccoglie.

Perché li trattiamo e su quale base

• Creare e gestire il tuo account e permetterti di usare la piattaforma: esecuzione del contratto con te o con l'organizzazione per cui lavori (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse del titolare a fornire ai propri collaboratori gli strumenti di lavoro (art. 6.1.f).
• Proteggere gli accessi, tenere traccia di chi modifica i dati condivisi, trovare e correggere gli errori: legittimo interesse del titolare alla sicurezza e al buon funzionamento del servizio (art. 6.1.f).
• Rendicontare le ore lavorate sulle commesse e calcolarne costi e margini: legittimo interesse del titolare all'organizzazione del lavoro e al controllo di gestione (art. 6.1.f). Le ore sono dichiarate da chi lavora; la piattaforma non rileva presenze né tempi in modo automatico.
• Organizzare gli appuntamenti di chi lavora per l'organizzazione e permettere ai clienti di prenotarli: legittimo interesse del titolare all'organizzazione del lavoro (art. 6.1.f) e, per i clienti che prenotano, esecuzione del rapporto con l'organizzazione (art. 6.1.b). Gli appuntamenti li inseriscono le persone o chi organizza il lavoro: l'agenda non rileva posizioni né tempi in modo automatico.
• Rispondere a una richiesta di demo e organizzare il colloquio: misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b).
• Adempiere a obblighi di legge, quando ce ne sono (art. 6.1.c).

I dati non sono usati per pubblicità né per profilazione e non sono venduti. Non serve il tuo consenso: i dati dell'account sono necessari per usare la piattaforma, quelli della richiesta di demo per poterti ricontattare.

La piattaforma è uno strumento di lavoro, non di controllo a distanza (art. 4 della Legge 300/1970): non rileva presenze, posizioni né tempi in modo automatico. Lo storico delle modifiche, l'ultimo accesso, le ore e gli appuntamenti sono quelli che le persone inseriscono o che servono al funzionamento della piattaforma.

Funzioni di intelligenza artificiale

Alcune funzioni inviano testi e documenti a un fornitore di intelligenza artificiale scelto dall'organizzazione, per estrarre dati, classificare richieste o preparare bozze. I risultati servono al lavoro di chi usa la piattaforma: nessuna decisione che produca effetti giuridici su di te, o che ti riguardi in modo analogo, viene presa in modo solo automatizzato (art. 22 GDPR).

La dettatura vocale usa il riconoscimento vocale del browser: il microfono si attiva solo quando premi il pulsante, l'audio lo elabora il fornitore del browser (Google per Chrome, Microsoft per Edge, Apple per Safari) secondo le proprie condizioni, e alla piattaforma arriva solo il testo dettato.

A chi vengono comunicati

I dati sono trattati da persone autorizzate dal titolare e dai fornitori di cui la piattaforma si serve, che agiscono come responsabili del trattamento secondo le proprie condizioni sulla protezione dei dati:

• Supabase: database, accesso alla piattaforma e archivio dei file.
• Vercel: pubblicazione dell'applicazione web.
• Render: servizi che lavorano in background.
• Sentry: segnalazioni di errore.
• Fornitori di intelligenza artificiale scelti dall'organizzazione, fra Anthropic, OpenAI, Google (Gemini), Groq e DeepSeek.
• Il fornitore di posta elettronica dell'organizzazione, per inviare e ricevere email.
• Chi presta assistenza tecnica sulla piattaforma, quando è un soggetto diverso dal titolare.

Per le mappe e la ricerca di indirizzi e di attività la piattaforma usa Google Maps Platform e il servizio Nominatim della OpenStreetMap Foundation. Quando il browser carica le mappe o cerca un indirizzo, ricevono i dati tecnici della richiesta, come l'indirizzo IP, e li trattano come titolari autonomi secondo le proprie informative.

Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Il database, i file e i servizi in background sono ospitati nell'Unione europea (Francoforte). Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti o vi trattano i dati, ad esempio per l'assistenza o con i propri subfornitori. In questi casi il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), per i fornitori che vi aderiscono, o sulle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (artt. 45 e 46 GDPR). Le segnalazioni di errore restano nell'Unione europea.

DeepSeek tratta i dati in Cina, paese per cui non esiste una decisione di adeguatezza: si usa solo se l'organizzazione lo sceglie per le proprie funzioni di intelligenza artificiale.

Segnalazioni di errore

Quando qualcosa non funziona, l'applicazione web, l'app e i servizi in background inviano a Sentry una segnalazione tecnica: tipo di errore, punto del programma, versione, browser o dispositivo. La raccolta è impostata per non includere l'account dell'utente, l'indirizzo IP e i dati inseriti nei moduli; nei servizi in background email, numeri di telefono, partite IVA, codici fiscali e IBAN vengono mascherati prima dell'invio. Può capitare che il messaggio di un errore contenga un dato che si stava elaborando. Le segnalazioni sono conservate nell'Unione europea per non più di 90 giorni.

Dati salvati sul dispositivo

La piattaforma non usa cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario. Nel browser e nell'app vengono salvati solo dati tecnici necessari al funzionamento: la sessione di accesso, la lingua, le preferenze di aspetto (tema e layout), il periodo scelto nei riquadri della dashboard, l'ultima vista scelta nell'Agenda e la configurazione dell'app. Per questi non serve il consenso.

Per quanto tempo

• Account: finché è attivo. Quando elimini l'account, o lo elimina un amministratore, i dati dell'account vengono cancellati; il lavoro che hai svolto (verifiche, campagne, ticket e altri dati) resta all'organizzazione, senza più il collegamento al tuo nome.
• Richieste di demo: 24 mesi dall'ultimo contatto.
• Segnalazioni di errore: non oltre 90 giorni.
• Dati tecnici nei registri dei fornitori: per il periodo stabilito da ciascun fornitore.
• Ticket, messaggi, appuntamenti, prenotazioni e altri dati di lavoro: per il tempo deciso dall'organizzazione.

I tuoi diritti

Puoi chiedere al titolare l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, e puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR). Scrivi ai contatti del titolare indicati sopra.

Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento dalla pagina Profilo, sul web o nell'app, oppure chiederlo al titolare.

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del paese in cui vivi o lavori.

Modifiche all'informativa

L'informativa può essere aggiornata quando cambiano le funzioni o i fornitori della piattaforma. La data in alto indica l'ultima versione.